Accord relatif au traitement des données personnelles

Le Sous-traitant (ci-après le « Sous-traitant » ou « Cibus ») :

• Dénomination : TP53 S.r.l.
• N° TVA : IT02203290388
• Siège social : Via Pomposa 153, 44123 Ferrara (FE), Italie
• Contact confidentialité : privacy@cibushealth.com — cibushealth.com
• PEC (courrier électronique certifié) : tp53health@pec.it
• Délégué à la protection des données : non désigné (contact confidentialité ci-dessus)

Le Responsable du traitement (ci-après le « Responsable ») :

• Nom et prénom / cabinet : [à compléter à la signature]
• N° TVA / code fiscal : [...]
• Inscription à l’ordre professionnel : [...]
• Adresse et e-mail : [...]

• le Responsable utilise la plateforme logicielle Cibus pour gérer son cabinet de nutrition ;
• dans le cadre de la fourniture du service, Cibus traite les données personnelles des patients du Responsable pour le compte de celui-ci et selon ses instructions ;
• les parties entendent encadrer ce traitement conformément à l’article 28 du RGPD ;

il est convenu ce qui suit.

• Personne concernée : le patient du Responsable (y compris les mineurs).
• Responsable du traitement : le nutritionniste, qui détermine les finalités et les moyens du traitement et répond de celui-ci à l’égard de ses patients.
• Sous-traitant : Cibus (TP53 S.r.l.), qui traite les données pour le compte du Responsable et selon ses instructions.
• Sous-traitants ultérieurs : les prestataires auxquels Cibus fait appel pour fournir le service (voir l’Annexe B).

• Objet : fourniture du logiciel Cibus de gestion du cabinet de nutrition.
• Nature des opérations : hébergement, stockage, organisation, consultation, génération de documents, communication, assistance par intelligence artificielle et transcription vocale.
• Finalités : permettre au Responsable de gérer ses patients — identité, antécédents médicaux, mesures corporelles, plans alimentaires, rendez-vous, facturation, documents, messages et comptes rendus de consultation.
• Durée : pendant toute la durée du contrat de service (compte actif), ainsi que pendant la période de conservation légale après sa résiliation (voir art. 9).

Données d’identification et de contact :

nom, prénom, e-mail, téléphone, adresse, ville, date de naissance, genre et profession.

Données de santé (catégorie particulière — art. 9 RGPD) :

• Antécédents médicaux, pathologies, allergies et intolérances
• Examens cliniques (cholestérol total/HDL/LDL, triglycérides, pression artérielle)
• Mesures corporelles (poids, taille, pourcentage de masse grasse, masse musculaire, circonférences, plis cutanés)
• Grossesses, comportements alimentaires, objectifs, plans alimentaires et régimes diététiques

Autres données :

rendez-vous, notes de consultation, données de facturation/fiscales, identifiants de connexion, adresse IP et agent utilisateur (journaux d’audit).

• Patients du Responsable, y compris les mineurs (avec les données du parent/tuteur). Le cas échéant, il appartient au Responsable d’obtenir le consentement parental prévu à l’art. 8 RGPD.
• Le cas échéant, contacts/prospects du Responsable.

Cibus s’engage à :

1. traiter les données uniquement sur instruction documentée du Responsable, sauf obligation légale ;
2. veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité ;
3. mettre en œuvre les mesures de sécurité prévues à l’art. 32 RGPD (voir Annexe A) ;
4. respecter les conditions applicables au recours à des sous-traitants ultérieurs (art. 6 du présent accord) ;
5. aider le Responsable à répondre aux demandes des personnes concernées (art. 12 à 23) : la plateforme permet l’export complet des données, leur rectification et leur effacement ;
6. aider le Responsable à respecter les obligations de sécurité, de notification des violations et d’analyse d’impact (art. 32 à 36) ;
7. au choix du Responsable, supprimer ou restituer les données à la fin du contrat (voir art. 9) ;
8. mettre à disposition du Responsable les informations nécessaires pour démontrer la conformité et permettre des audits/inspections (voir art. 10).

• Le Responsable autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs énumérés à l’Annexe B.
• Cibus informera le Responsable de toute modification (ajout ou remplacement d’un sous-traitant ultérieur) et lui accordera un délai raisonnable pour formuler une objection.
• Cibus impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord et demeure pleinement responsable envers le Responsable de leurs actes.

• L’infrastructure principale (traitement, base de données, génération de documents, stockage et sauvegardes) est située dans l’Union européenne (voir Annexe B).
• Certains sous-traitants ultérieurs sont établis aux États-Unis ; ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types (SCC) adoptées par la Commission européenne et/ou les DPA des fournisseurs concernés, que Cibus s’engage à maintenir en vigueur.

Cibus notifiera au Responsable toute violation de données personnelles dont elle a connaissance sans retard injustifié et, en tout état de cause, dans un délai maximal de 72 heures, en indiquant la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et de données impliquées, les conséquences probables ainsi que les mesures prises ou proposées.

• Pendant le contrat : les données des patients sont conservées sans suppression automatique ; le Responsable gère le cycle de vie des données de ses patients.
• À la résiliation du contrat : le Responsable dispose d’une période d’export de 90 jours ; à son expiration, Cibus supprime les données identifiables, sauf obligation légale :

• Données fiscales/factures : 10 ans (art. 2220 du Code civil italien)
• Journaux d’audit : 12-24 mois
• Sauvegardes : supprimées dans un délai de 7 jours (rotation automatique)

Cibus peut conserver des données anonymisées et agrégées, qui ne permettent pas d’identifier des personnes et sont donc exclues du champ d’application du RGPD.

• Cibus demeure pleinement responsable envers le Responsable du manquement de ses sous-traitants ultérieurs à leurs obligations de protection des données (art. 28, paragraphe 4).
• Le Responsable dispose d’un droit d’audit : Cibus met à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et de l’art. 28 RGPD.

• Droit applicable : droit italien.
• Juridiction compétente : Tribunal de Ferrara (siège social de TP53 S.r.l.).

Le présent accord prend effet à la date de sa signature et pour toute la durée du contrat de service. Les obligations de confidentialité, de restitution/effacement des données et de responsabilité survivent à la résiliation du contrat.

La signature du contrat de service Cibus — y compris par acceptation numérique sur la plateforme contractuelle — vaut acceptation pleine et entière du présent DPA au sens de l’art. 28 RGPD.

• Chiffrement en transit : TLS/HTTPS sur toutes les connexions.
• Chiffrement au repos : assuré par les fournisseurs d’infrastructure (base de données Neon ; stockage de fichiers Vercel Blob).
• Mots de passe : hachés avec bcrypt (facteur de coût 10), jamais stockés en clair.
• Identifiants fiscaux (Sistema Tessera Sanitaria) : chiffrés au niveau applicatif avec AES-256-GCM.
• Authentification et accès : gestion sécurisée des sessions ; contrôle d’accès fondé sur les rôles (nutritionniste, secrétariat, comptable, patient, administrateur) et isolation multi-tenant — chaque nutritionniste accède uniquement à ses patients.
• Exportations : fournies via des liens authentifiés, à durée limitée et à usage unique ; le fichier ne reste pas dans une archive publique.
• Journal d’audit : suivi des accès, créations/modifications/suppressions de patients et exportations, avec adresse IP et agent utilisateur.
• Sauvegardes : copie complète périodique sur Cloudflare R2 (UE — Europe de l’Ouest), conservée pendant 7 jours.
• Lieu du traitement : fonctions applicatives et base de données dans l’UE (Francfort) ; génération des PDF dans l’UE (Amsterdam).

Note de transparence : les données de santé ne sont pas chiffrées champ par champ au niveau applicatif ; la protection au repos est celle fournie par les prestataires d’infrastructure. Aucun chiffrement de bout en bout n’est déclaré.

Note concernant Anthropic : les éléments permettant d’identifier directement les patients sont masqués dans le contenu envoyé à l’IA avant sa transmission. Anthropic n’utilise pas les données reçues via l’API pour entraîner ses modèles.

Note concernant Aspose Cloud : service facultatif. À défaut, la conversion DOCX→PDF est effectuée par LibreOffice/Gotenberg dans l’UE (Amsterdam), sans transfert.

Services NON utilisés en production et donc non répertoriés : Stripe, Supabase, OpenAI, Upstash.